Política de privacidad

1. Responsable

FINNOVA TAX S.A.S., NIT 901.834.312-0, con domicilio en CR 10A 119 48, Bogotá D.C., es responsable del tratamiento de tus datos personales. Canal de atención: servicios@finnovatax.com.

El área responsable de atender tus peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales es el equipo de servicio al cliente de Finnova, a través de ese mismo canal.

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

2. Qué datos recogemos

Los que nos das

• Identificación y contacto: nombre completo, número de cédula, teléfono y correo electrónico.
• Del vehículo: marca, modelo, año, placa, fecha de compra, número y valor de la factura.
• Documentos: factura electrónica, certificado UPME, RUT, cédula de ciudadanía y certificación bancaria. La certificación bancaria y la factura contienen datos financieros.

Datos sensibles

La copia de tu cédula contiene datos sensibles: tu fotografía y tu huella dactilar (datos biométricos) y tu grupo sanguíneo (dato de salud). No estás obligado a autorizar su tratamiento. Los usamos únicamente para acreditar tu identidad ante la DIAN y ante la notaría dentro del trámite, y para ningún otro fin. Como la DIAN exige la cédula para esta solicitud, sin ella no podemos radicarla.

Los que se generan al usar el portal

• El estado de tu trámite y las fechas de cada paso.
• Un registro de las acciones sensibles sobre tu caso: cuándo se subió o se revisó un documento, cuándo cambió de estado, cuándo se pagó. Ese registro guarda identificadores y fechas, nunca el contenido de tus documentos.
• La dirección IP desde la que se intenta acceder a tu cuenta, para frenar intentos de adivinar contraseñas. Se guarda asociada a un valor cifrado de tu correo, no al correo en claro, y se borra a los siete días.

Lo que NO guardamos

3. Para qué los usamos

Cada dato tiene una finalidad concreta:

• Gestionar tu devolución ante la DIAN: armar el expediente, radicar la solicitud y hacer seguimiento. Es la razón por la que existe el servicio.
• Identificarte y darte acceso a tu cuenta y a tu trámite.
• Comunicarte el avance de tu caso por correo electrónico y por los canales que hayas autorizado.
• Cobrar los honorarios y llevar la contabilidad y facturación que exige la ley.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No usamos tus datos para publicidad de terceros, no los vendemos y no los cedemos con fines comerciales.

4. Quién los ve

• El equipo de Finnova que gestiona tu caso. El acceso está restringido por rol y cada revisión de un documento queda registrada con autor y fecha.
• La DIAN, como destinataria de la solicitud, en virtud del poder especial que firmas.
• La notaría que elijas, para la autenticación del poder.
• Proveedores que nos permiten operar, que actúan como encargados del tratamiento, solo para lo que necesitamos de ellos:
  • Supabase — base de datos y almacenamiento de documentos.
  • Vercel — alojamiento del sitio y protección contra tráfico automatizado.
  • Resend — envío de correos.
• Mercado Pago, que procesa el pago de los honorarios. Los datos que le entregas al pagar los trata bajo su propia política de privacidad.

Esos proveedores operan servidores fuera de Colombia, por lo que tus datos se transmiten internacionalmente. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión, que se hace con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección y solo para las finalidades de esta política.

5. Cómo los protegemos

• Tus documentos se guardan en almacenamiento privado: no existe una dirección pública que permita abrirlos. Cuando el equipo necesita ver uno, el sistema genera un enlace firmado que vence en dos minutos.
• Tu contraseña no se guarda: se almacena un valor derivado de ella con el que no es posible reconstruirla.
• La sesión viaja en una cookie que el JavaScript de la página no puede leer, y solo por conexión cifrada.
• La base de datos aplica reglas de acceso por fila: cada persona solo puede leer y escribir lo suyo, y esa comprobación la hace el motor de la base, no la aplicación.

Ninguna medida es infalible. Si llegara a ocurrir un incidente que afecte tus datos, te lo comunicaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de ley.

6. Cuánto tiempo los conservamos

• Mientras tu trámite esté en curso y después por el tiempo que exijan las obligaciones contables, tributarias y probatorias aplicables.
• Los documentos del expediente se conservan mientras puedan ser necesarios para acreditar la gestión ante la DIAN.
• Si pides la supresión de tus datos y no existe un deber legal de conservarlos, se eliminan. El registro de auditoría conserva la acción y la fecha, pero deja de apuntar a tu identidad.
• La IP de los intentos de acceso se borra a los siete días.

Las bases de datos de Finnova estarán vigentes mientras la sociedad desarrolle su objeto social y durante el tiempo adicional que exijan las normas contables, tributarias y de conservación de documentos.

7. Tus derechos

Como titular de tus datos puedes, en cualquier momento:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

Cómo ejercerlos

Escribe a servicios@finnovatax.com desde el correo con el que creaste tu cuenta, indicando qué quieres hacer.

• Consultas (conocer qué datos tuyos tenemos y cómo los usamos): las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que las recibimos. Si no es posible, te informamos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento): incluye tu identificación, la descripción de los hechos, tu dirección y los documentos que quieras hacer valer. Si el reclamo está incompleto te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo completes, se entenderá que desististe. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibirlo completo lo marcamos como «reclamo en trámite», y lo resolvemos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más, con aviso del motivo.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio tienes que haber agotado este trámite de consulta o reclamo ante Finnova.

Los documentos que subiste los puedes reemplazar desde el portal mientras no hayamos empezado a revisarlos. Para corregir tu nombre, cédula o teléfono, escríbenos.

8. Cookies

Solo usamos cookies técnicas: las que mantienen abierta la sesión de tu cuenta (no las puede leer el JavaScript de la página y solo viajan por conexión cifrada) y las que usa nuestro proveedor de alojamiento para protegernos de tráfico automatizado, que analiza señales técnicas del navegador con ese único fin. No usamos cookies de publicidad ni de analítica de terceros.

9. Cambios

Si modificamos esta política te avisaremos por correo antes de que aplique. La fecha de vigencia aparece al comienzo de este documento.

Estos términos se complementan con los términos y condiciones del servicio.